SPED-CONTÁBIL - PERGUNTAS FREQUENTES

SPED – SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - CONTÁBIL PERGUNTAS FREQUENTES 1. Quais os livros abrangidos pela Escrituração Contábil Digital - ECD? Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração: Diário Geral; Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); Diário Auxiliar; Razão Auxiliar; Livro de Balancetes Diários e Balanços. Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil: Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no Sped, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B). O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais: Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. § 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Temos, assim, mais três tipos de livro: R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar) É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do § 1º do art. 1.184 acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida É o livro auxiliar previsto no nos termos do § 1º do art. 1.184 acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida Z – Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração) O art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. O Art. 1.185 dispõe: “O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.” Tem-se, assim, a segunda exceção: B - Livro Balancetes Diários e Balanços Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O Sped não obsta a utilização concomitante do livro “Balancetes Diários e Balanços” e de livros auxiliares. Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute: http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2007/AnexoUnicoINRFB777.doc 2. As empresas que apresentarem a Escrituração Contábil Digital ainda precisam autenticar livros em papel? São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas, em microfichas ou digital. Assim, elas não podem coexistir em relação ao mesmo período. Ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, independente do meio em que foram “impressos”. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf. 3. Como fazer a numeração dos livros contábeis digitais? A numeração dos livros é seqüencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf. 4. Um arquivo pode conter mais de um livro? Não. Cada livro é um arquivo distinto. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf. 5. O que deve ser informado nos campos NAT_LIVR (natureza do livro; finalidade a que se destina o instrumento de escrituração)? O título, a denominação do livro. 6. Quais as formas de requerimento de autenticação? São dois tipos de requerimento: Autenticação de livro (inclusive nos casos de extravio, deterioração ou destruição) Substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial. Os requerimentos de extravio, deterioração ou destruição não serão aceitos quando o livro “original” tiver sido enviado para o Sped e ainda estiver em sua base de dados. Neste caso e enquanto não disponível o download do livro para o seu titular, solicite uma cópia a um dos membros do Sped que possa ter acesso à escrituração. Para que o livro colocado em exigência possa ser autenticado é indispensável a remessa de novo livro (com as correções necessárias, se for o caso) com requerimento de “substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial”. Será implantada funcionalidade para permitir ao titular fazer download da própria escrituração, com utilização de certificado digital da empresa, de seu representante legal ou de seu procurador. 7. O livro digital pode ser “retificado”? O DNRC disciplina a matéria no art. 5º da Instrução Normativa 107/08: Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração: Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição. § 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada. § 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo. § 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.” 8. Quem deve assinar a escrituração? São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. 9. O representante legal perante a Receita Federal pode assinar a escrituração? Somente se for a mesma pessoa que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato. Esta verificação será feita pela Junta Comercial. Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio (http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf) 10. Pode ser utilizado qualquer certificado digital de pessoa física? Não. Conforme Instrução Normativa DNRC 107/08, o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 11. O que deve conter o campo “Identificação do documento de recolhimento” do requerimento de autenticação? Consulte a Junta Comercial de sua jurisdição para obter a informação. A Junta Comercial de Minas Gerais dispensa o preenchimento do campo. 12. Quem está obrigado a adotar a Escrituração Contábil Digital? A Receita Federal estabeleceu, para fins fiscais e previdenciários, a obrigatoriedade pelo art. 3º da Instrução Normativa nº 787/07 (http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm) “I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real; .(Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)”. Com esta nova redação, a obrigatoriedade da apresentação da ECD não atinge as pessoas jurídicas não sujeitas a registro em juntas comerciais. Esta matéria será tratada em ato normativo próprio. É importante não confundir o PRAZO DE APRESENTAÇÃO (art. 5º) com a obrigatoriedade. 13. Qual o prazo para apresentação dos livros? Não houve alteração nos prazos normais para apresentação dos livros. Para a Receita Federal, o prazo foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm: Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. § 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento. § 2º O serviço de recepção da ECD será encerrado às 20 horas - horário de Brasília - da data final fixada para a entrega. § 3º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2009. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) É importante não confundir a OBRIGATORIEDADE (art. 3º) com o prazo de apresentação. 14. O que é Cadastro de Participante (registro 0150)? É um conjunto de informações para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa tem alguns tipos de relacionamentos específicos. Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos (tabela anexa ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07): CÓD_REL Tipo do relacionamento 01 - Matriz no exterior; 02 - Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 - Coligada, inclusive equiparada; 04 - Controladora; 05 - Controlada (exceto subsidiária integral); 06 - Subsidiária integral; 07 - Controlada em conjunto; 08 - Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 - Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 - Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos  tipos precedentes; 11 - Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. A grande maioria dos clientes e fornecedores das empresas não preenche os requisitos para ser incluída nos registros 0150. 15. O que se entende por Plano de Contas Referencial e qual sua finalidade? Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051 não é obrigatório. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. As empresas em geral devem usar  O plano Publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Cofis nº 36/07. As financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras não precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-Lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do Sped)  importará dados da escrituração contábil digital e montará um “rascunho” correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-Lalur. Quaisquer equívocos na indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-Lalur. 16. Onde deve ser informado o código da conta analítica do plano de contas adotado pela empresa? A Escrituração Contábil Digital é a contabilidade comercial das empresas e, portanto, baseada no plano de contas que a empresa utiliza para o registro habitual dos fatos contábeis. Assim, os códigos das contas analíticas do plano da empresa são os que devem ser informados nos seguintes registros: I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar I050: Plano de Contas I155: Detalhe dos Saldos Periódicos I250: Partidas do Lançamento I310: Detalhes do Balancete Diário I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento 17. O que se entende por Código de Aglutinação e qual sua finalidade? Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I052 não é obrigatório, podendo ser livremente estabelecido pela empresa. Na grande maioria dos casos, a empresa utiliza contas sintéticas do próprio plano de contas como “código de aglutinação”. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e as linhas de maior detalhamento das demonstrações contábeis (bloco J). O Programa Validador e Assinador – PVA do Sped Contábil totaliza os registros de saldos periódicos, na data do balanço, com base no código de aglutinação. O valor assim obtido é confrontado com as informações constantes do balanço (bloco J). O mesmo procedimento é adotado para conferência dos valores lançados na Demonstração do Resultado do Exercício. A diferença é que os valores totalizados são obtidos dos registros de “saldo das contas de resultado antes do encerramento”. Havendo divergência, é emitida uma advertência. Cabe ao titular da escrituração verificar se a advertência corresponde a um erro e se deve fazer alguma correção na ECD. 18. Com a utilização da ECD, quais as obrigações acessórias dispensadas? A dispensa de obrigações acessórias consta do art. 6º da Instrução Normativa nº 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm: Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006. (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário (Lei nº 8.218, de 1991, art.14, e Lei nº 8.383, de 1991, art. 62). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1991 (Instrução Normativa SRF nº 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alínea b). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos ao Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, supre: (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) I - a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) II - em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006. (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009) 19. As Demonstrações Contábeis são facultativas (registros J100 e J150)? Quando devem ser apresentadas? Segundo o Código Civil, o Balanço e a Demonstração do Resultado Econômico devem elaboradas no encerramento do exercício social ser transcritos no Diário. O Banco Central estabelece que as demonstrações são semestrais. Como a escrituração contábil digital pode ser mensal, pode ocorrer de a empresa não ter elaborado as demonstrações naquele mês. Além disso, o Sped não tem como saber a data do encerramento doe exercício social. Estas aspectos impossibilitam estabelecer, no Programa Validador e Assinador, a obrigatoriedade de tais registros. 20. O arquivo da escrituração contábil digital (ECD) pode conter mais de um mês? Como regra geral, ECD é mensal. Podendo conter mais de um mês se não ultrapassar 1 GB. Apenas para uma avaliação, estima-se que em 1GB possam ser inseridos até 1.100.000 registros da ECD. Existem outros limites: todos os meses devem estar contidos no mesmo ano e não deve conter fração de mês (exceto nos casos de abertura,cisão, fusão, incorporação ou extinção).

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